„Multitasking” a produktywność. Schematy działania

Wymogi ofert pracy na stanowiskach leaderskich stawiają na wielozadaniowość. Podczas zarządzania projektami czy dużymi zespołami umiejętność multitaskingu jest cechą do której pracodawcy przykładają dużą wagę.

Czym jest multitasking?

Jedna z definicji mówi o czynności radzenia sobie więcej niż z jednym zadaniem na raz.

Termin ten pochodzi oryginalnie z literatury informatycznej i odnosi się do niezależnych czynności obliczeniowych wykonywanych w tym samym czasie przez komputer. We wczesnych czasach, takie aktywności wykonywane były jedna po drugiej – z tym, że komputery potrafiły robić to dosyć szybko, co często mylnie nazywano multitaskingiem.

Dopiero później, technologia i moc obliczeniowa nowych jednostek pozwoliła na prowadzenie wielu zadań w tym samym czasie. Dzięki temu, dzisiejsze komputery nie tylko wykonują zlecone zadania szybciej, mogą także pracować w tym samym czasie nad wieloma czynnościami.

Przeskakiwanie między zadaniami

Wielu specjalistów twierdzi, że to co potocznie nazywamy wielozadaniowością, to tak naprawdę przełączanie się między konkretnymi zadaniami, które trwają w tym samym czasie. „Skaczemy” raz do jednego, raz do drugiego zadania – przerywając prace, a co za tymi idzie, tracąc skupienie na poprzednim zadaniu, niekoniecznie pozytywnie wpływając na efekty naszej pracy.

Multitasking a spadek produktywności

Jeśli wierzyć badaniom naukowym, próba wykonywania dwóch lub więcej rzeczy na raz, nie jest dobrym rozwiązaniem. Ludzki mózg, po prostu nie może skupić się na więcej niż jednej czynności jednocześnie.

W jednym z badań koncentrujących się na związku między wielozadaniowością a produktywnością stwierdzono, że wielozadaniowość prowadzi do prawie 40% spadku wydajności. Poruszanie się w pomiędzy kilkoma zadaniami faktycznie obniża produktywność. Często uwaga skupiona jest na czynnościach związanych z przełączaniem biegów – a ponadto nigdy w pełni nie zagłębiamy się w żadną z tych czynności.

Wielozadaniowość sprawia, że jesteśmy bardziej podatni na błędy, spada jakość wykonywanych zadań, nasze skupienie jest rozproszone. Co więcej, udowodniono, iż kiedy wykonujemy wiele zadań, nasz mózg się stresuje – a jak wiadomo, hormon stresu niekorzystnie wpływa na nasze możliwości umysłowe, decyzyjne czy kreatywne.

Przywództwo wymaga formy wielozadaniowości

Multitasking jest koniecznością w niektórych sytuacjach. Jest to szczególnie wymagane w zarządzaniu zespołami i wieloma procesami. Nieodpowiedni schemat działania i brak planowania, prowadzi do negatywnych skutków, wzrostu stresu, a nawet wypalenia zawodowego.

Zatem jak sobie z tym radzić?

Najlepszym rozwiązaniem wydaje się analiza wszystkich zaplanowanych czynności danego dnia i wybranie odpowiednich zadań i metod pracy:

1. Wykonuj wiele zadań tam, gdzie możesz sobie na to pozwolić i nie wpłynie to negatywnie na wyniki pracy Twojej i Twojego zespołu.

2. Przełączaj się między zadaniami wtedy, gdy trzeba i wymaga tego specyfikacja konkretnych zadań. Na bieżąco analizuj potencjalne negatywne skutki.

3. Skupiaj się na wykonywanej pracy przy jednym zadaniu w możliwie największym stopniu, tam, gdzie jest największy priorytet i nie możesz pozwolić sobie na utratę jakości, niezadowolenie klienta czy niedotrzymanie terminu.

Pamiętaj o poniższych czynnościach, aby jak najlepiej wybrać odpowiednią ścieżkę oraz zminimalizować ryzyko w codziennej pracy:

– Przede wszystkim planuj dzień

– Deleguj zadania

– Zrezygnuj z typowych „rozpraszaczy” ( wyłącz powiadomienia, odpuść social media w pracy)

– Pracuj w interwałach (np. metoda „pomodoro” lub stosuj dłuższe, 90-minutowe aktywności)

– Rób przerwy, spacer nawet w pracy – to dobra metoda na relaks dla Twojego umysłu

Kiedy wielozadaniowość pomaga?

Gdy wykonujemy zadania wymagające od nas minimalnej uwagi, o mniejszym stopniu zaangażowania i ważności, czy to w domu czy w pracy. Multitasking jest jak najbardziej odpowiednią metodą, która pomoże w utrzymaniu wysokiej produktywności.