Dla niektórych to nic strasznego, innych paraliżuje sama myśl o wystąpieniu przed jakąkolwiek publicznością, współpracownikami, klientami, ba nawet przed najbliższą rodziną.
W sztuce wystąpień publicznych najważniejsza jest praktyka, bo przecież zwykło się mówić, że to właśnie „praktyka czyni mistrza”. Zdobycie tej umiejętności podnosi pewność siebie, poprawia nasze zdolności interpersonalne, pomaga nawiązać kontakty biznesowe, poszerzyć krąg znajomości, a także pobudzić naszą wyobraźnie. Poprzez kolejne doświadczenia, nawet podczas wystąpień przed skromną grupą osób, uczymy się poskramiać stres, czy nawet strach, towarzyszący każdemu kto za parę minut postawi pierwsze kroki „na scenie”.
Umiejętność zaprezentowania siebie, swojego produktu, ciekawej historii, osiągnięć swojego zespołu czy profilu firmy, to umiejętność, którą powinien posiadać każdy manager (i nie tylko!). Tym bardziej, jeśli myślimy o rozwoju swojej kariery, zmianie stanowiska czy zbudowaniu personalnej marki.
Oto lista porad, które powinny znaleźć się jako obowiązkowe czynności w poprawnym przygotowaniu się do prezentacji publicznych.
Daj sobie tyle czasu, ile trzeba
Nie zostawiaj przygotowań na ostatnią chwilę. Wpisz do kalendarza datę prezentacji oraz zaplanuj dni, które potrzebne są Ci na pełne przygotowanie, zarówno przemówienia jak i wymaganej dokumentacji. Nie ma nic gorszego niż mieszanka stresu przed wystąpieniami z presją czasu.
Zrób szkic
Nie zaczynaj od razu od budowania poszczególnych slajdów prezentacji. Najpierw stwórz szkic na kartce papieru lub notatniku w komputerze. Zaplanuj swoje wystąpienie oraz jego treść, wypisz w punktach tematy, które chciałbyś poruszyć – planując również swój wstęp i zakończenie.
Zgromadź potrzebne informacje
Przeszukaj swoje zasoby, dokumenty, stare prezentacje, sprawdź wszystkie informacje potrzebne do budowy Twojego przemówienia. Jeśli trzeba, zaglądnij do internetu w poszukiwaniu dodatkowych informacji. Szukaj w zasobach firmy, nie bój się prosić o pomoc swoich współpracowników.
Zacznij budować swoje slajdy
Największym grzechem wielu prezentacji jest zbyt duża ilość tekstu, mała czcionka, kompletnie nieczytelne informacje oraz mnóstwo niepotrzebnych danych.
Tutaj zasada jest bardzo prosta: przejrzystość.
Więcej obrazków, infografik, bardzo krótkich tekstów, najlepiej same hasła lub liczby pojawiające się na kolejnych stronach. Prezentacja, z której będziesz korzystać, jest jedynie pomocą w lepszej wizualizacji historii, którą chcesz przekazać swojej publiczności.
Istotną rzeczą jest również jakość – postaw na symetrię (szczególnie jeśli brakuje Ci doświadczenia w tworzeniu prezentacji np. w programie Power Point), porządek na każdej stronie, odpowiednia rozdzielczość obrazów i dobrana czcionka – łatwa w odczytaniu z najdalszego rzędu (nie wspominając o błędach ortograficznych czy gramatycznych, które warto sprawdzić przed „godziną zero”).
Napisz swoje przemówienie i zacznij ćwiczyć
Mając już przygotowany plan prezentacji wraz z pierwszymi slajdami, sięgnij po długopis i spisz swoje przemówienie, opowiadając to co chcesz przekazać na kolejnych slajdach.
Przećwicz kilka razy stworzone wystąpienie, staraj się nie patrzeć i nie czytać ze slajdów. Wiele osób nagrywa swoje przemówienie, aby wyłapać błędy podczas prezentowania – te merytoryczne, ale także typowe, nieskoordynowane pauzy („yyyy”, „aaaa” itd.).
Odrób lekcje
Zbierz jak najwięcej szczegółów odnośnie charakteru eventu, tematu przewodniego oraz tego przed kim występujesz. Jeśli trzeba – nanieś poprawki na swoją prezentację.
Miej kopię zapasową
Bądź gotowy na problemy techniczne, stwórz kilka kopii swojego wystąpienia (np. wrzuć do chmury, zapisz na dysku przenośnym). Jeśli nie jesteś organizatorem, przed każdym wydarzeniem skonsultuj się w sprawach technicznych co do wymogów formatu swojej prezentacji.
Nie chcesz niespodzianek na pięć minut przed swoim wystąpieniem.
Czas na show
Przemówienie przećwiczone, prezentacja gotowa – czas na wielkie wydarzenie.
Pamiętaj bądź przed czasem, weź głęboki oddech i uśmiechnij się. Przedstaw się, przywitaj publiczność, wtrąć ciekawe opowiadanie tuż na początku lub rzuć żartem na poziomie.
W trakcie przemówienia pauzuj, napij się wody. Reaguj entuzjastycznie, żyj swoją prezentacją i używaj gestykulacji.
Pamiętaj: staraj się nie patrzeć na slajdy a już na pewno ich nie czytaj!
Zachęcaj do pytań i bądź na nie gotowy – dlatego tak ważne jest dobre przygotowanie się. W swojej prezentacji unikaj tematów, gdzie nie jesteś ekspertem.
Ćwicz, ćwicz i jeszcze raz ćwicz
Zmuszaj się wręcz do kolejnych wystąpień, wykorzystuj najmniejsze okazje w pracy, ćwicz przed swoimi kolegami, zespołem. Pytaj o wsparcie doświadczone osoby, poproś o feedback po każdym wystąpieniu – czy jest coś co jeszcze możesz poprawić.
Dobra praktyka
Podpatruj i oglądaj innych - z pomocą przychodzi popularny serwis TED. Sprawdź jak robią to najlepsi, jak wyglądają ich wsytąpienia oraz prezentacje (większosć używa dosłownie kilku slajdów, a na nich pojedyncze hasła i obrazki). Mówią ciekawie, przez kilkanaście minut, nie patrząc przy tym na ekran czy kartkę z przygotowanym przemówieniem.
