Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że zwiększenie produktywności wpływa na naszą pracę oraz życie prywatne. Jeśli potrafimy efektywnie pracować i sprostać wszystkim zadaniom w jak najkrótszym czasie, odczuwamy zadowolenie z siebie, podnosimy poczucie własnej wartości oraz minimalizujemy stres. Gdy nie jesteśmy dostatecznie wydajni, czujemy się nie dość dobrzy i obarczamy się winą, że nie zdobyliśmy zakładanego celu… Jest wiele sposobów, by temu zaradzić. Bardzo dużo zależy od ustalenia priorytetów, dobrej organizacji i planu pracy, samodyscypliny, unikania rozpraszaczy i odpowiedniego wypoczynku. To trudne, ale wizja zaoszczędzonego czasu, który możemy przeznaczyć na przyjemniejsze niż praca rzeczy, jest bardzo silną motywacją. Kolejnym, choć nieoczywistym narzędziem zwiększania efektywności jest nielubiana przez wielu… rutyna.
Jak więc poprawić swoją produktywność i stać się bardziej wydajnym w pracy za pomocą rutyny?
Rutynowe planowanie
Wyrobienie sobie pewnych nawyków, które wejdą nam w krew, pozwoli nam o wiele łatwiej osiągnąć wyznaczone cele nie tylko zawodowe, ale i prywatne.
Jeśli np. do swojej wieczornej rutyny włączymy planowanie zadań na następny dzień, unikniemy porannego chaosu, poszukiwania niezbędnych akcesoriów, wykonywania zadań ad hoc i marnowania czasu na niepotrzebne czynności. Poświęć po południu lub wieczorem chwilę na przygotowanie planu na kolejny dzień. Uwzględnij w nim czas na śniadanie oraz (choćby małą) przyjemność (pyszną kawę, przegląd prasy, może kilka ćwiczeń przy otwartym oknie?), dzięki której chętniej wstaniesz z łóżka i wprawisz się w dobry nastrój. Początek dnia często bywa kluczowy. Tym samym zminimalizujesz poziom stresu, przez który spada nasza produktywność.
Sprawdź też: Ustalanie Priorytetów – dzień zaczyna się wczoraj
Rutynowe miejsce i porządki
Do rutyny naszego dnia pracy może należeć przebywanie w „strefie pracy” i „strefie wolnej od pracy”. Tą pierwszą może być np.biurko, przy którym pracujemy. Uwaga – tylko pracujemy! To niby takie oczywiste, ale wyrobienie sobie nawyku pracy, kiedy siadamy przy biurku, a nie przeglądania śmiesznych filmików na YouTube czy sprawdzania, co się dzieje u znajomych na Facebooku, może znacznie zwiększyć naszą produktywność.
Chcesz sprawdzić, co słychać u znajomych lub znaleźć nową lampę do pokoju? Weź telefon i usiądź w fotelu. Biurko to miejsce pracy, a fotel to miejsce relaksu. Kiedy nauczysz swój umysł takiego postrzegania miejsc, będzie Ci o wiele łatwiej skupić się na pracy i nie marnować czasu.
Przy okazji zwróć uwagę na porządek w „strefie pracy”. Im mniej w niej przedmiotów rozpraszających uwagę, tym lepiej. Chaos i bałagan mogą wywołać nerwowość i brak koncentracji, a tym samym stres, którego chcemy uniknąć. Zadbaj też o odpowiednie oświetlenie. Jeśli masz możliwość, maksymalnie wykorzystaj naturalne światło. Przy pracy w sztucznym oświetleniu lepsza będzie jego chłodna barwa (sprzyja skupieniu), przy odpoczynku – ciepła.
Rutynowe działania
Kiedy pewne czynności wykonujemy odruchowo nie poświęcamy im dużej ilości energii i mniej się męczymy. Wykonujemy je niejako automatycznie.
Rutynowo możemy wykonywać całe zadania. Jeśli np. mamy w perspektywie przygotowanie materiałów do codziennej publikacji, zastanówmy się, jak maksymalnie to usprawnić. Możemy zacząć od otwarcia wszystkich potrzebnych programów na pulpicie, tak aby nie szukać ich w trakcie pracy. Rutynowo zacząć od grafiki czy tekstu, skopiowania opisów, a następnie przejścia do montażu, podczas którego wrzucimy przygotowane już wcześniej materiały. Jeśli dobrze opracujemy cały proces na początku, z biegiem czasu będziemy te zadania wykonywać automatycznie na tyle, na ile jest to możliwe, unikniemy pomyłek i błędów. Poza tym zauważymy, że po pewnym czasie takie rutynowe zachowania najzwyczajniej uspokajają nasz umysł i wprowadzają poczucie ładu.
Jakie rutynowe działania pomogą zwiększyć naszą produktywność i wprowadzić poczucie ładu?
Wprowadź do codziennej rutyny wyłączanie dźwięku w telefonie i powiadomień na komputerze, gdy siadasz do pracy. Zminimalizuj ryzyko dekoncentracji i szanuj swój czas. Z eksperymentu przeprowadzonego przez naukowców z uniwersytetów w Würzburgu i Nottingham-Trent wynika, że wydajność pracowników wzrasta o 26%, gdy w pobliżu nie mają smartfonów. Okazało się, że im większa jest odległość pracownika od smartfona, tym lepsza jest jego praca. Zamiast o obecność smartfona, zadbaj o… butelkę wody! Mózg ludzki w ponad 75% składa się z wody. Brak jego odpowiedniego nawodnienia jest szybko odczuwalny – objawia się bólem głowy, obniżeniem koncentracji i pogorszeniem pamięci krótkotrwałej. Odwodnienie na poziomie zaledwie 1-2% powoduje obniżenie aktywności enzymatycznych i spadek wydolności fizycznej, co objawia się zmęczeniem i wyczerpaniem.
Rutynowe dobre nawyki
Na zwiększenie produktywności ma wpływ również nasze samopoczucie. Zadbaj więc o swoje ciało, wyrób sobie nawyk cogodzinnych przerw podczas pracy, podczas których wykonasz np. kilka ćwiczeń rozciągających. Zaplanuj sobie dłuższą przerwę na obiad, codziennie o tej samej porze, oraz przeznacz czas na ruch na świeżym powietrzu (regularny wysiłek fizyczny wpływa na odporność na stres i wzmacnia pozytywne myślenie). Gdy dopadnie Cię znużenie, nie unikaj drzemki! Piętnastominutowy sen w ciągu dnia zwiększa naszą produktywność o 35%, kreatywność o 40%, a umiejętność podejmowania decyzji aż o 50%. W wielu miejscach pracy znajdują się pokoje kreatywne, w których można w ten sposób odświeżyć umysł i ciało, a potem z nową energią oddać się pracy.
Na koniec coś bardzo ważnego – wyrób sobie nawyk pozytywnego myślenia! Niech będzie on również Twoją poranną rutyną. Seria afirmacji tuż po przebudzeniu będzie maksymalizować Twoją wydajność podczas dnia. Ciesz się z dobrze wykonanych zadań i małych, codziennych sukcesów. Wieczorem, tuż przed sporządzeniem planu na następny dzień, warto pomyśleć o przynajmniej trzech rzeczach, które w kończącym się dniu udało się zrobić prawidłowo i na czas. Ewentualne porażki traktuj jako kolejne cenne doświadczenia. Pamiętaj, że na niektóre rzeczy nie masz wpływu.
Jak widzisz, dobrze wykorzystana rutyna nie musi kojarzyć się z nudnymi, powtarzalnymi działaniami, ale może się przyczynić do zwiększenia naszej produktywności, a tym samym zadowolenia z pracy i życia. Nie zniechęcaj się trudnościami w narzuconych sobie praktykach – trening czyni mistrza! Route i routine oznaczają utartą drogę, a na to trzeba przecież czasu. Ustalone przez Ciebie dobre schematy i konsekwencja w ich przestrzeganiu doprowadzą Cię w końcu do sukcesu.
Autorka: Lucyna Malik
