Ustalanie priorytetów - prosty zestaw
Wystarczy jedna mała żółta karteczka (kolor jest nieważny!), do tego długopis i można iść spokojnie spać. Taki zestaw jest niezwykle pomocny, a ustalanie priorytetów na następny dzień (maksymalnie trzech) jest dużo prostsze i wygodniejsze. Tak! Trzy zdecydowanie wystarczą! Zbyt dużo spowoduje, iż nie skupimy się na dużych zadaniach, wybierając na początek te przyjemniejsze i łatwiejsze z listy.
W pracy, w domu, przed snem...
Jest to dobry sposób na zakończenie dnia, „wyczyszczenie” głowy przed zasłużonym odpoczynkiem, jasne sprecyzowanie ważnych celów na kolejny dzień.
Działa to jak sito, dzięki któremu odrzucamy te mniejsze, nieważne zadania, którymi często zajmujemy się tylko po to, aby odłożyć te większe na później.
Dzięki takiej rutynie przestanie doskwierać Ci prokrastynacja. Trzymając się ustalonych wcześniej założeń, zbliżysz się do wyznaczonego celu.
Udowodniono, iż wszystko to co spisane (nawet w dobie wszechobecnej cyfryzacji) jest bardziej trwałe, zapada nam bardziej w głowie.
Co więcej, taka karteczka ze spisanymi zadaniami, to również swojego rodzaju narzędzie mobilizujące.
Ponadto, dosyć popularną i efektywną metodą wyznaczania priorytetów, jest ich ocena pod kątem ważności i pilności (patrz: Matryca Eisenhowera). Inne metody mówią o stosowaniu kryteriów dotyczących wysiłku oraz korzyści wynikających ze zrealizowanego zadania (tzw. Action Priority Matrix). Nie bój się łączyć różnych metod. Pamiętaj, że w dynamicznym środowisku pracy (a nawet w domu), często zmieniamy kurs. Nawet jeśli nie jest to zależe od nas. Warto np. z samego rana, zrobić szybkie podsumowanie ustalonych celów na dany dzień.
Do dzieła!
Dobra praktyka
Jeśli faktycznie masz dużo więcej zadań na następny dzień (może dużo, ale mniejszych), jeśli możesz pogrupuj je w priorytety. Z pomocą przychodzi technika "ABCDE". Przypisując literki: "A - top priorytet", "B - ważne, drugie w kolejności", "C - deleguj", "D - zignoruj" - ustalasz kolejność i ważność zadań. Pamiętaj, każda z liter może pojawić się kilka razy. Jeśli uznasz, że więcej niż jedna z rzeczy zasługuje na najwyższy priorytet, zapisując kolejno te same literki dodaj do nich cyfrę (w kolejności wykonania poszczególnych zadań). Dodatkowo możesz zastosować "metodę pomodoro" w realizacji ustalonych priorytetów.
